Dokument in der Buchung erstellen und versenden
Die Buchungen finden Sie im Menü links unter Buchungen:
Voraussetzungen:
- Dokumentenvorlage (z.B. Buchungsbestätigung) erstellt
- E-Mailvorlage erstellt (optional)
In diesem Beispiel wird die Buchungsbestätigung erstellt und versendet.
In der Buchung kann z.B. das Dokument Buchungsbestätigung manuell erstellt und versendet werden. Im Reiter Dokumente kann man die bereits erstellte Dokumentenvorlage auswählen:
An dieser Stelle werden die Dokumente zur Verfügung gestellt mit den folgenden Dokumenten-Arten
- Buchungsbestätigung
- Sonstiges
- Storno (nur bei stornierten Buchungen)
- Gutschein
- Zahlungsschein
Nun wird die Buchungsbestätigung ausgewählt aus den Dokumentenvorlagen ausgewählt:
Wenn das Dokument abschließend erstellt wurde mit einem Klick auf erstellen, erscheint es links in der Übersicht mit einem Datum- und Zeit-Stempel:
Hinweis:
Wenn man das erstellte Dokument nun anklickt, kann es wahlweise noch einmal bearbeitet oder versendet werden:
Informationen zum Bearbeiten eines erstellten Dokumentes finden Sie hier.
Um das Dokument final zu versenden, klickt man den Button "senden" an.
Anschließend wird man in die Registerkarte Konversationen geführt.
Das Dokument wurde als Anhang hinzugefügt.
Hat der Mieter bereits eine E-Mailadresse hinterlegt, so wird dieses Feld automatisch ausgefüllt.
Nun kann die E-Mail manuell geschrieben werden, um dem Kontakt das Dokument zuzusenden,
oder man wählt eine bereits erstellte E-Mailvorlage aus:
Anschließend klickt man auf senden.