Folgende Hinweise sind zu beachten beim Versionswechsel des FewoManager von der Version 1.0 oder 2.0 zur Cloud Version.
Je nachdem welche Funktionen Sie bisher in der FewoManager Version 1.0 verwendet haben, finden Sie hier pro Abschnitt informationen zu Änderungen einzelner Funktionen bzw. was dringend geändert werden muss.
Bitte berücksichtigen Sie die Informationen aus der Übergabe-Email, da diese individuell an die jeweiligen Kunden und deren Funktionen angepasst sind.
Dringende Änderungen beim Versionswechsel
iCals Kalenderabgleich:
Wenn Sie bisher Ihren Kalender mit iCals bei externen Portalen abgleichen, dann müssen die URL´s, die Sie bisher bei den Portalen eingetragen haben, ausgetauscht werden.
Anleitungen dazu finden Sie hier:
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "iCal" ein.
Homepage-Module:
Wenn Sie eine eigene Homepage betreiben und dort Homepage-Module wie zum Beispiel die Buchungsstrecke oder Belegungskalender integriert haben, dann müssen Sie diese Module dringend austauschen, damit alle Daten mit der neuen Cloud Version abgeglichen werden und nicht mehr mit der Version 1.0
Anleitungen dazu finden Sie hier:
Homepage-Module: Vorschau und Integration
Testen Sie die Vorschau Ihrer Module im Reiter "Vorschau" und tauschen dann die Module auf Ihrer Homepage aus.
Bitte beachten Sie, dass es das "Anfrage-Modul" sowie das "Verfügbarkeits-/Anfrage-Modul" in der neuen Version nicht mehr gibt. Stattdessen bieten wir das neue Anfrage-Modul an, bei dem Gäste die Verfügbarkeit direkt sehen und eine unverbindliche Anfrage stellen können. Bei Bedarf erstellen Sie diese Module bitte neu:
Homepage-Modul Buchung/Anfrage erstellen
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Homepage" ein.
Automatismen deaktivieren / aktivieren:
Wenn Sie automatische E-Mails in der Version 1.0 aktiv haben, müssen Sie diese dort deaktivieren und in der neuen Cloud Version aktivieren. Diese in beiden Versionen aktiv zu haben würde zu einer doppelten E-Mail Benachrichtigung führen. Daher, wenn Sie anfangen grundsätzlich mit der Cloud Version zu arbeiten, deaktivieren Sie alle automatischen E-Mails in der Version 1.0
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Automatismen" ein.
Gästemappe:
Die Daten aus Ihrer Gästemappe werden auf Grund der neuen Struktur nur teilweise importiert. Bitte übertragen Sie folgende Daten manuell:
- Anreiseinformationen in der Gästemappe anzeigen
- Internetzugangsdaten in der Gästemappe anzeigen
- Dokumente in der Gästemappe anzeigen
- Ihre Kontaktdaten in der Gästemappe
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Gästemappe" ein.
Die Bewertungen werden außerhalb der Gästemappe vorgenommen. Senden Sie Ihren Gästen dazu eine Bewertungsaufforderung nach Abreise:
Wenn Sie mehrere Gästemappen nutzen, da die Informationen je nach Unterkunft unterschiedlich dargestellt werden sollen, dann müssen Sie zwingend eine neue Zuordnung zu Ihren Unterkünften vornehmen, dies wird anhand von Unterkunfts-Tags gemacht.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Dienstleister Login neu anlegen und informieren:
Der Login für Ihre Dienstleister hat sich geändert. Es müssen selbstständig neue Logins vergeben werden und Sie müssen Ihre Dienstleister über die neuen Zugangsdaten und die neue Service-App informieren.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Vorbereitungen für die Reinigungsliste
Reinigungsliste für Dienstleister erstellen
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Dienstleister" ein.
Das sollten Sie zwingend testen beim Versionswechsel!
Folgende Funktionen sollten zwingend erstmal getestet werden.
E-Mailvorlagen testen:
Gehen sie einmal Ihre vorhanden E-Mail-Vorlagen durch und testen Sie diese anhand von bisherigen Buchungen. Wichtig hierbei, werden Bilder korrekt angezeigt. Sind anhänge vorhanden, werden alle Variablen richtig gefüllt.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Variablen prüfen in E-Mailvorlage
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "E-Mail" ein.
Dokumentvorlagen testen:
Sehr wichtig ist es alle Dokumentvorlagen einmal zu testen, es haben sich zum einen einige variablen geändert oder sind nicht mehr vorhanden. Eine große Änderung ist unsere automatische Mietpreistabelle {b_mietpreistabelle} die die bisherige Tabelle zum darstellen der Preise und Leistungen ersetzt. Somit muss nicht mehr mit einzelnen Variablen eine Tabelle aufgebaut werden. Gerne unterstützen wir Sie beim erneuern dieser Daten.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Dokument" ein.
Benachrichtigung bei Homepage-Buchung:
Bisher wurde in Homepage-Modulen das benachrichtigen einer neuen Anfrage oder Buchung direkt in den Einstellungen des Moduls vorgenommen. Das hat sich geändert und wird nun über Automatismen mit E-Mailvorlagen durchgeführt.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Wie erhalte ich eine E-Mailbenachrichtigung nach Homepage-Anfrage/-Buchung?
Dienstleister automatisch benachrichtigen:
Damit der Dienstleister über neue Buchungen informiert wird, muss ein neuer Automatismus erstellt werden.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Dienstleister über neue Buchung informieren
Unterkünfte - Anreise- und Abreisezeiten
In der Version 1.0 wurden die Informationen für An- und Abreisezeiten nur in den Druckvorlagen hinterlegt. Jetzt können diese Informationen direkt bei den Unterkünften hinterlegt werden. Bitte schauen Sie ob die informationen richtig eingetragen sind und passen Sie diese gegebenenfalls nach Ihren wünschen an.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
Unterkunft An-Abreisezeit definieren
Nummernkreise
Nach dem Import erfolgt die Nachpflege durch unsere Mitarbeiter. Hier werden die Nummernkreise aus der bisherigen Version übertragen. Bitte prüfen Sie bei Ihren ersten Schritten in der neuen Software während Sie noch parallel arbeiten, dass die Buchungsnummern in Ihrer bisherigen Version und der neuen Cloud Version übereinstimmen. Angepasst werden können die Nummernkreise unter Einstellungen - Nummernkreise.
Was hat sich noch geändert beim Versionswechsel!
Rabatte / Zuschläge
Bisher wurden in der Version 1.0 Rabatte und Zuschläge in den Mietpreisen der einzelnen Unterkünfte abgebildet. Hier konnten Kurzreisezuschläge und Langzeitrabatte definiert werden. Das gesamte Thema wurde erweitert und ist nun im Menü unter "Erweiterungen -> Rabatte / Zuschläge" zu finden. Hier können nun auch Rabatt-Codes erzeugt werden, die zum Beispiel bei Homepage-Buchungen verwendet werden können. Zudem gibt es mehr Flexibilität beim einrichten von Rabatten und Zuschlägen.
Anleitungen dazu finden Sie hier:
Zuschläge
Gäste über neuen Link zur Gästemappe informieren
Wenn Sie die Gästemappe bisher verwendet haben, dann empfehlen wir Ihnen Ihre Gäste mit bestehenden Buchungen und zukünftigen Anreisen darüber zu informieren, dass es einen neuen Gästemappen-Link gibt. Die Variable durch Gästemappe hat sich nicht geändert, es empfiehlt sich somit Ihren Gästen die bereits eine E-Mail mit dem Link zur Gästemappe erhalten haben, eine Art Update E-Mail zusenden.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier:
E-Mailvorlage mit Link zur Gästemappe
Weitere Tipps und Hinweise finden Sie in der Wissensdatenbank. Geben Sie dazu den Suchbegriff "Gästemappe" ein.